Kalau ada aplikasi yang mendadak jadi aplikasi wajib sejuta umat sejak merebaknya pandemi COVID-19, maka Zoom dan berbagai aplikasi konferensi video daring (online) adalah pemenangnya.

Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing
Zoom is the leader in modern enterprise video communications, with an easy, reliable cloud platform for video and audio conferencing, chat, and webinars across mobile, desktop, and room systems. Zoom Rooms is the original software-based conference room solution used around the world in board, confer…

Para veteran bekerja dari rumah pasti paham, meski sedang dilanda pandemi, tak berarti kegiatan rapat, presentasi dan diskusi panel harus berhenti begitu saja. Rapat-rapat penting tetap dilakukan meski para pesertanya duduk di sofa (atau meja makan) masing-masing, kadang bahkan masih dengan menggunakan piyama.

Permasalahannya, presentasi melalui platform konferensi video punya berbagai banyak batasan, mulai dari suasana rumah yang tentu berbeda dengan ruang rapat, masalah koneksi yang kerap kali bermasalah dan distraksi-distraksi lainnya yang tak kalah menggangu.

Lakukan Persiapan Pre-conference

Satu jam sebelum dimulainya konferensi, persiapkan semua kebutuhan presentasi. Pastikan berkas presentasi sudah terpasang dan tutup semua peramban (browser) ataupun aplikasi yang tidak dibutuhkan agar tidak mengganggu saat kamu memulai sharing screen.

Jangan lupa untuk cek suara, mikforon, dan koneksi sebelum memulai presentasi agar tidak memakan waktu saat presentasi sudah dimulai. Jika perlu, siapkan koneksi cadangan berupa tethering HP atau wi-fi tetangga. Jika meminjam wi-fi tetangga, jangan lupa izin terlebih dahulu ya!

Minimalisir Distraksi di Tempatmu Sendiri

Catat baik-baik beberapa distraksi yang mungkin terjadi di rumahmu, misal; ibu yang tiba-tiba meminta kita beli gula di warung atau anak yang suka tiba-tiba muncul saat video call karena penasaran dengan suara-suara yang dia dengar, kemudian carilah cara untuk menghindari terjadinya hal seperti ini

Beri pengertian kepada orang-orang di sekelilingmu jika kamu harus melakukan presentasi ini secara daring sehingga sedikit saja gangguan bisa membuyarkan kegiatanmu.

Gunakan Fitur Waiting Room, Mute, Chatting, dan Buat Aturan Main Selama Konferensi

Untuk bisa memfilter anggota yang mengikuti rapat, selalu gunakan fitur waiting room untuk mencegah orang yang tak berwenang membajak presentasimu.

Minta host untuk membuat ground rules atau aturan main selama konferensi, misal, siapa bisa berbicara dan kapan, lalu gunakan fitur chat untuk melakukan Q&A, sehingga kamu bisa lebih mudah menampung pertanyaan dari para peserta.

Oh ya, jangan lupa untuk selalu menggunakan tombol mute microphone saat sedang tidak berbicara untuk mencegah feedback suara yang bisa mengganggu lancarnya presentasi.

Rapikan Tempat di Sekelilingmu! Pakai Virtual Background yang Sesuai Jika Membutuhkan

Coba bayangkan kalau kamu harus melakukan presentasi dari ruang makan dengan latar pemandangan yang dipenuhi botol sambal, tempat garpu, sampai cucian piring yang belum disentuh, tentunya hal ini akan mengganggu jalannya konferensi karena banyaknya distraksi.

Fitur virtual background adalah fitur untuk menyembunyikan latar belakang tempat kamu berbicara. Selain menjaga privasi, virtual background juga bisa dimanfaatkan untuk menutup tembok yang bocel, lingkungan yang terlalu ramai dan mengganggu jalannya presentasi, dan sebagainya.

Gunakan latar yang sesuai, misalnya latar ruang rapat atau latar putih polos. Kurangi keisengan mengganti background dengan poster Dora the Explorer atau Terminator 3. Ingat, tujuan kita adalah mengurangi distraksi, bukan menambah distraksi!

Berbicaralah dengan Lambat, Santai dengan Kalimat yang Tidak Terlalu Panjang

Meski kita sudah mencoba meminimalisir distraksi di tempa kita bekerja, akan tetapi bukan berarti rekan-rekan maupun klien kita sudah meminimalisir distraksi di tempat mereka mendengarkan presentasi kita.

Pilihlah kalimat yang santai dan tidak terlalu panjang dan bacakan dengan nada yang tidak terburu-buru. Berbeda dengan di ruang rapat, presentasi secara daring sering kali sampai dengan delay waktu beberapa detik, sehingga berbicara dengan nada yang lambat akan mempermudah peserta untuk mencerna ucapanmu. Pastikan juga para peserta bisa memberikan aba-aba kepadamu jika suaramu mendadak hilang atau koneksimu terputus.

Tapi jangan terlalu lambat ya, nanti malah pada ngantuk.

Berusahalah Seefektif dan Efisien Mungkin

Ingat, karena ini adalah presentasi daring, berusahalah untuk berbicara dengan seefisien mungkin. Ingat, orang-orang sedang mendengarkanmu dari ruang pribadi mereka yang nyaman, sehingga nggak menutup kemungkinan saat kamu sedang berusaha menjelaskan data triwulan ini, mereka sedang memikirkan mau makan apa saat makan siang nanti.

Gunakan bahasa yang singkat dan mudah dipahami, serta jangan mudah meloncat dari satu topik ke topik yang lain. Pastikan presentasimu runut dan mudah diikuti serta tidak memakan waktu yang lama.

Jadi tenang saja, jika kamu sudah membaca artikel ini berarti kamu sudah mempersiapkan presentasimu dengan baik. Tetap tenang, kamu pasti bisa melakukan presentasi kali ini dengan baik meski tak bertatap muka secara langsung. Siapa tahu sesudah pandemi ini berakhir, ternyata bakatmu berbicara didepan kamera bisa menjadikanmu youtuber sukses?